بازخورد موثر مدیر به کارکنان

مقدمه

تصور کنید مدیریت مجموعه‌ای از کارکنان متخصص در یک سازمان را بر‌عهده دارید و برای بالا بردن کیفیت کار کارکنان در سازمان، به دنبال ایجاد موقعیت‌های بهتر هستید. به استناد اعتقادتان به اثرگذاری رفتار و عملکرد کارکنان در بهره‌وری سازمان، فعالانه به بررسی رفتار و عملکرد آنان و تاثیری که بر بهره‌وری سازمان می‌گذارند، می‌پردازید.

در این میان با رفتارهای مثبت و منفی از سوی کارکنان سازمان‌تان مواجه می‌شوید.

گاهی این رفتارها خلاف انتظار و به ضرر چشم‌انداز پیش‌روی سازمان هستند و منجر به ایجاد نگرش‌های منفی در خروجی عملکرد سازمان می‌شوند. گاهی نیز رفتار افراد به قدری مطابق با آن‌چیزی است که مورد انتظار سازمان است که اثربخشی‌اش را در رضایت‌مندی مشتریان سازمان می‌بینید.

در هر دو صورت، چه عملکردی همراه با نقص و مغایر با اهداف سازمان باشد و چه عملکردی مثبت و در راستای چشم‌انداز پیش‌روی سازمان، نیازمند ارائه‌ی عکس‌العملی دقیق و به‌موقع نسبت به عملکرد کارکنان از سوی شما است.

این عکس‌العمل را می‌توان بازخورد نامید.

بازخورد چیست و چه نقشی در سازمان دارد؟

بازخورد، ارائه‌ی اطلاعات دقیقی از عملکرد و رفتار افراد است که می‌تواند منجر به تغییر و اصلاح رفتار شود. هر فرد در سازمان برای افزایش بهره‌وری عملکردش، نیازمند اطلاع دقیقی از چگونگی و میزان اثرگذاری عملکردش در جهت پیشبرد اهداف سازمان است و این امر به کمک بازخورد از سوی مدیران سازمان حاصل می‌شود.

مطمئن باشید اگر به عنوان یک مدیر، از ارائه‌ی بازخورد به کارکنان‌ امتناع بورزید و در برابر عملکردشان، کوچک‌ترین توجهی نشان ندهید، کارکنان خود دست‌به‌کار ارائه‌ی بازخورد می‌شوند که اغلب موارد بازخوردهایی منفی به عملکردشان می‌دهند. این بازخورد می‌تواند بر نحوه‌ی تصمیم‌گیری‌های بعدی‌شان اثری منفی بگذارد و سازمان را با بحران مواجه کند.

حال‌ آن‌که بهتر است مدیران ارشد، از ابزار بازخورد برای کمک به توسعه‌ی فردی و حرفه‌ای کارکنان بهره ‌ببرند تا ثمره‌اش متوجه اهداف سازمان شود.

خاطرتان باشد یک مدیر سازمان، نقش انگیزشی مهمی برای کارکنانش دارد و ارائه‌ی بازخورد فضای مناسبی را برای بیان نظرات سازنده به‌منظور رفع نواقص عملکردی کارکنان مهیا می‌کند. هر کارمندی مشتاق است بداند عملکردش تا چه میزان بر پیشبرد اهداف سازمان اثرگذار است.

اگر مدیر نتواند این اشتیاق را به درستی پاسخ دهد و با بی‌تفاوتی یا حتی طلبکارانه از کنار علمکرد کارکنانش بگذرد، توانایی برانگیختن کارکنان جهت رسیدن به موفقیت را از دست خواهد‌داد.

بازخورد، دو روی یک سکه

بازخورد مهره‌ی کلیدی یک مدیر در سازمان است که می‌تواند به دو شکل مثبت و منفی ارائه شود.بازخورد مثبت با هدف تکرار مجدد فعالیت یک کارمند ارائه می‌شود تا ضمن حفظ انگیزه برای ادامه‌ی کار در سازمان، او را متوجه اثربخشی‌اش در رساندن سازمان به اهداف پیشرو کند.

بازخورد منفی با هدف حذف رفتارهایی است که سازمان را در پیشبرد اهداف با مشکل مواجه می‌کند. از این رو بازخورد منفی، فرد را متوجه نادرستی رفتار می‌کند و زمینه‌ای جهت اصلاح و تغییر رفتار نادرست فراهم می‌کند. بازخورد نیاز اساسی برای افراد در سازمان است تا بتوانند در جهت پویایی سازمان، عملکردشان را ارزیابی کنند.

بازخورد موثر مدیران

بازخورد موثر بازخوردی است که انتقاد بر عملکرد فرد نباشد بلکه توصیفی از نحوه‌ی عملکرد باشد تا فرد را در ارتباط با رفتارهای شغلی و انتظارات مورد نظر سازمان هشیار کند. از طرفی ارائه‌ی بازخورد موثر باید به طور مداوم و منظم باشد. ممکن است لازم باشد مدیر ارائه‌ی بازخورد را به صورت روزانه در برنامه‌ی کاری سازمان قرار دهد تا نتایج موردنظر به سرعت حاصل شود.

یک مدیر موثر در ارائه‌ی بازخورد، پیش از هر چیزی به دنبال تاثیرگذاری بر مهارت شغلی افرادش در سازمان است. بیشترین اثربخشی بازخورد زمانی است که عزت‌نفس فرد مورد تهدید قرار نگیرد که منجر به رنجش فرد و ایجاد تعارض در او شود.

 ۵راهکار برای ارائه‌ی بازخورد موثر

یک مدیر برای ارائه‌ی بازخورد موثر در سازمان و نتیجه‌گرفتن از آن، بهتر است موارد زیر را در نظر بگیرد.

مورد اول؛ ایجاد تجربه‌ی مثبت

مدیر با رویکرد بهبود وضعیت سازمان اقدام به ارائه‌ی بازخورد می‌کند. هر کارمندی در سازمان با هدف ثمربخش بودن، در تلاش است بهترین عملکرد خود را در سازمان به منصه‌ی ظهور بگذارد. از این رو در برابر هر اقدامی که عملکردش را زیر سوال ببرد واکنش نشان می‌دهد و جبهه‌گیری می‌کند.

لازم است مدیر پیش از ارائه‌ی بازخورد از علت و چرایی بازخورد اطمینان حاصل کند و با دلایل محکمه‌پسندی به سوی کارمند و عملکردش برود و در کاربرد کلماتش برای بیان بازخورد توجه کافی کند.

ایجاد یک تجربه‌ی مثبت در دریافت بازخورد، توسط مدیر و نحوه‌ی ارائه‌ی او حاصل می‌شود.

مورد دوم؛ جزئی‌گویی به جای کلی‌گویی

در ارائه‌ی بازخورد چه منفی و چه مثبت لازم است همه چیز به صورت خاص و ویژه مطرح شود و جنبه‌هایی که نیازمند تغییر و اصلاح یا نیازمند تشویق هستند، مشخص شود. در این صورت ابهامی از کلی‌گویی در کارمند ایجاد نمی‌شود.

هدف از ارائه‌ی بازخورد، بهبود اوضاع و ایجاد اثربخشی در سازمان است. صرفا استفاده از واژه‌ی خوب بودن یا بد بودن نمی‌تواند اثربخشی و کارآمدی در سازمان منجر شود جز آن‌که به ایجاد شک‌و‌شبهه در میان کارکنان سازمان دامن می‌زند.بهتر است در ارائه‌ی بازخورد، موضوع را به روشنی مطرح کنیم تا درک جامعی از موضوع برای فرد حاصل شود و فرد از موضع تدافعی‌اش عقب‌نشینی کند.

مورد سوم، وقت‌شناسی در بازخورد

زمان در ارائه‌ی بازخورد بسیار مهم است چون تاثیر کلام را بیشتر می‌کند و کارمند می‌تواند درک بهتری از موضوع مطرح شده داشته‌باشد.تاثیر بازخورد برای کاری که یک روز از انجامش گذشته‌باشد و کاری که در ارزیابی عملکرد ماهیانه بررسی شود، کاملا متفاوت است. ایجاد فاصله‌ی زمانی در ارائه‌ی بازخورد، در شکل‌‌گیری انتظارات کارکنان نقش بسزایی دارد. اگر مدیر این فاصله‌ی زمانی را به حداقل ممکن برساند و بلافاصله بعد از عملکرد کارمندش، اقدام به ارائه‌ی بازخورد کند پذیرش فرد نسبت به بازخورد افزایش می‌یابد.

مورد چهارم، بازخورد کاری در برابر بازخورد شخصی

همه‌ی افراد از مورد قضاوت قرار‌گرفتن، انتقاد تند و تهمت هراس دارند و کلامی که ذره‌ای این احساس را در آن‌ها ایجاد کند، اثربخشی خودش را از دست می‌دهد.بهتر است یک مدیر در ارائه‌ی بازخورد به نحوی عمل کند که فرد را متوجه ارزیابی عملکردش کند نه ارزیابی شخصیت.تمامی رفتارهای مدیر از لحن بیانش گرفته تا مدل ایستادنش در برابر کارمند می‌تواند نشان‌گر نحوه‌ی ارائه‌ی بازخورد به رفتار فرد باشد.

مورد پنجم؛ ارائه‌ی پیشنهاد

بهتر است مدیر بعد از ارائه‌ی بازخورد موثر به جای آب‌و‌تاب دادن‌های بیش‌از حد نقطه‌ نظراتش نسبت به عملکرد فرد، دست به ارائه‌ی راه‌حل جهت رفع نواقص بزند. تاکید کردن مدیر بر آن‌چه پیش از این رخ داده‌است، دردی از سازمان دوا نمی‌کند. بهتر است راه‌حل ارائه دهد و فرصتی در سازمان فراهم کند تا کارمند طبق انتظارات ایجاد شده عمل کند و در جهت رفع مشکل برآید.

سخن آخر

دارایی هر سازمانی، منابع انسانی متخصص و آموزش دیده‌ی آن سازمان است. هر مدیر برای پیشبرد اهدافش و دست‌یابی به چشم‌اندازهای پیش‌رو، نیازمند بررسی وضعیت موجود در سازمان است.

بررسی رفتار و عمکرد منابع انسانی در سازمان، گامی مهم در راستای اهداف سازمان است و رفع نواقص در عملکرد ،سازمان را در مسیر توسعه و ترقی قرار می‌دهد. بهترین راه برای مطلع کردن کارمندان از نحوه‌ی عملکردشان در سازمان و رفع نواقص، ارائه‌ی بازخورد است.

بازخورد بهترین گزینه برای پیشبرد اهداف در سازمان است چراکه هم کارکنان از روند اجرایی کارشان مطلع می‌شوند و هم سازمان با ظرافت به حل مشکلات و تعارضات در سازمان واکنش نشان می‌دهد و در جهت رفع آن دست به اقدام می‌زند.

لازم است در ارائه‌ی بازخورد، موثر بودن بازخورد نیز لحاظ شود. این ثمر بخشی در ۵ مورد خلاصه می‌شود:

ایجاد تجربه‌ی مثبت

جزئی‌گویی و امتناع از کلی گویی

وقت شناسی در ارائه‌ی بازخورد

بازخورد کاری در برابر بازخورد شخصی

ارائه‌ی پیشنهاد

در این صورت می‌توان تاثیر فوق‌العاده‌ی بازخورد را در علمکرد کارکنان سازمان درک کرد.

 

 

 

 

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دسترسی سریع

ارتباط با ما

برای دریافت خبرنامه، ایمیل خود را ارسال کنید


© 2003-2021
طراحی و پشتیبانی: سعید قائدی با همزه